Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 15 maart 2026

1. Wie zijn wij?

Bedrijfsgegevens (KvK-nummer, rechtsvorm, vestigingsadres) worden hier ingevuld zodra de registratie is afgerond.

Raplio is gevestigd in Nederland. Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via info@raplio.nl.

2. Welke gegevens verwerken wij?

2a. Via deze website

E-mailadres en bedrijfsnaam — als je ons een e-mail stuurt via het beta-aanmeldformulier
KvK-nummer — als je dit vrijwillig vermeldt in je e-mail
Taalvoorkeur — opgeslagen in je browser (localStorage), niet op onze servers

Wij gebruiken geen cookies, tracking-pixels of analysetools op deze website.

2b. Via het Raplio-platform (betaprogramma)

Wanneer je het Raplio-platform gebruikt, verwerken wij:

Bedrijfsgegevens — ingevoerd op basis van je KvK-nummer (bedrijfsnaam, adres, rechtsvorm, SBI-code)
Financiele en operationele gegevens — energieverbruik, CO2-uitstoot, omzet, personeelsaantallen, en andere VSME-velden die je invult
Geuploade documenten — energierekeningen die je uploadt voor AI-extractie
Accountgegevens — e-mailadres en wachtwoord voor authenticatie

3. Waarvoor gebruiken wij je gegevens en op welke rechtsgrond?

Beta-aanmeldingen verwerken en contact opnemen — Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Wij hebben een gerechtvaardigd belang om zakelijke aanvragen te verwerken en te beantwoorden. Je kunt altijd bezwaar maken tegen deze verwerking.
Leveren van het Raplio-platform — Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Verwerking is noodzakelijk om het betaprogramma te leveren waaraan je deelneemt.
Verbeteren van het product — Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Wij gebruiken geanonimiseerde gebruiksgegevens om het product te verbeteren.

4. Met wie delen wij je gegevens?

Wij delen je persoonsgegevens niet met derden voor hun eigen doeleinden. De volgende partijen verwerken gegevens als verwerker in onze opdracht:

Microsoft (Outlook) — e-mailverwerking. Microsoft verwerkt gegevens als subverwerker onder hun Data Processing Agreement (Microsoft DPA). Gegevens blijven binnen de EU.
Supabase — hosting en database. Gegevens worden opgeslagen in de EU (Frankfurt). Supabase Privacy Policy.
Anthropic — AI-verwerking van geuploade documenten (energierekeningen). Wanneer je een document uploadt, worden de relevante gegevens verwerkt door de Anthropic API om verbruiksdata te extraheren. Anthropic Privacy Policy. Anthropic bewaart API-invoer niet voor trainingsdoeleinden.
Vercel — applicatiehosting. Vercel verwerkt IP-adressen en verzoekmetadata voor het leveren van de applicatie. Gegevens worden verwerkt in de EU (eu-west-1). Vercel Privacy Policy.
Resend — transactionele e-mailverzending. Resend verwerkt e-mailadressen en namen voor het verzenden van accountgerelateerde e-mails. Gegevens worden verwerkt in de VS. Resend Privacy Policy.
Mollie — betalingsverwerking. Mollie verwerkt betalingsgegevens en facturatiegegevens voor het afhandelen van abonnementsbetalingen. Mollie is gevestigd in Nederland. Mollie Privacy Policy.
Inngest — achtergrondtaakverwerking. Inngest verwerkt eventgegevens voor het uitvoeren van geplande taken zoals regelgevingsmonitoring. Gegevens worden verwerkt in de VS. Inngest Privacy Policy.

Daarnaast kunnen wij gegevens delen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

5. Geautomatiseerde verwerking

Raplio maakt gebruik van AI (kunstmatige intelligentie) om geuploade documenten te analyseren en gegevens te extraheren, zoals energieverbruik en leveranciersinformatie. De geextraheerde gegevens worden altijd ter controle voorgelegd aan de gebruiker voordat zij onderdeel worden van een rapport. Er worden geen geautomatiseerde besluiten genomen die rechtsgevolgen hebben voor gebruikers.

6. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Beta-aanmeldingen (e-mail) — maximaal 12 maanden na het einde van het betaprogramma, of eerder op jouw verzoek.
Platformgegevens — zolang je account actief is, plus maximaal 12 maanden na beeïndiging van je account. Je kunt op elk moment verwijdering verzoeken.
Geuploade documenten — worden verwijderd zodra de gegevens zijn geextraheerd, tenzij je kiest voor opslag in je account.

Het betaprogramma eindigt uiterlijk op 31 december 2026, tenzij eerder aangekondigd.

7. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je het recht om:

Je gegevens in te zien (inzagerecht)
Je gegevens te laten corrigeren (rectificatie)
Je gegevens te laten verwijderen (vergetelheid)
Verwerking te beperken
Je gegevens over te dragen (dataportabiliteit)
Bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl)

Stuur je verzoek naar info@raplio.nl. We reageren binnen 30 dagen. Bij complexe verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, waarover wij je tijdig informeren.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang, waaronder versleutelde verbindingen (TLS), toegangscontrole en veilige opslag bij onze verwerkers.

9. Disclaimer over rapporten

Rapporten gegenereerd door Raplio vormen geen juridisch advies en zijn geen geaccrediteerde conformiteitsverklaring. De gebruiker blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van ingevoerde gegevens. Raplio aanvaardt geen aansprakelijkheid voor beslissingen die worden genomen op basis van gegenereerde rapporten.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je via e-mail of via het platform. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

← Terug naar raplio.nl

Privacy Policy

Last updated: 15 March 2026

1. Who are we?

Company details (KvK number, legal form, registered address) will be added here once registration is completed.

Raplio is based in the Netherlands. For privacy-related questions, contact us at info@raplio.nl.

2. What data do we process?

2a. Through this website

Email address and company name — if you send us an email via the beta sign-up
KvK number — if you voluntarily include it in your email
Language preference — stored in your browser (localStorage), not on our servers

We do not use cookies, tracking pixels, or analytics tools on this website.

2b. Through the Raplio platform (beta program)

When you use the Raplio platform, we process:

Company data — entered by you using your KvK number (company name, address, legal form, SBI code)
Financial and operational data — energy consumption, CO2 emissions, revenue, headcount, and other VSME fields you fill in
Uploaded documents — energy bills you upload for AI extraction
Account data — email address and password for authentication

3. Why do we use your data and on what legal basis?

Processing beta sign-ups and contacting you — Legal basis: legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR). We have a legitimate interest in processing and responding to business enquiries. You can object to this processing at any time.
Delivering the Raplio platform — Legal basis: performance of a contract (Article 6(1)(b) GDPR). Processing is necessary to deliver the beta program you participate in.
Improving the product — Legal basis: legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR). We use anonymised usage data to improve the product.

4. Who do we share your data with?

We do not share your personal data with third parties for their own purposes. The following parties process data as processors on our behalf:

Microsoft (Outlook) — email processing. Microsoft processes data as a sub-processor under their Data Processing Agreement (Microsoft DPA). Data remains within the EU.
Supabase — hosting and database. Data is stored in the EU (Frankfurt). Supabase Privacy Policy.
Anthropic — AI processing of uploaded documents (energy bills). When you upload a document, the relevant data is processed by the Anthropic API to extract consumption data. Anthropic Privacy Policy. Anthropic does not retain API inputs for training purposes.
Vercel — application hosting. Vercel processes IP addresses and request metadata to serve the application. Data is processed in the EU (eu-west-1). Vercel Privacy Policy.
Resend — transactional email delivery. Resend processes email addresses and names to send account-related emails. Data is processed in the US. Resend Privacy Policy.
Mollie — payment processing. Mollie processes payment data and billing information to handle subscription payments. Mollie is based in the Netherlands. Mollie Privacy Policy.
Inngest — background task processing. Inngest processes event data for executing scheduled tasks such as regulatory monitoring. Data is processed in the US. Inngest Privacy Policy.

We may also share data when legally required to do so.

5. Automated processing

Raplio uses AI (artificial intelligence) to analyse uploaded documents and extract data such as energy consumption and supplier information. Extracted data is always presented to the user for review before it becomes part of a report. No automated decisions with legal or similarly significant effects are made about users.

6. How long do we keep your data?

Beta sign-ups (email) — up to 12 months after the end of the beta program, or earlier at your request.
Platform data — for as long as your account is active, plus up to 12 months after account termination. You can request deletion at any time.
Uploaded documents — deleted once data has been extracted, unless you choose to store them in your account.

The beta program ends no later than 31 December 2026, unless announced earlier.

7. Your rights

Under the GDPR, you have the right to:

Access your data (right of access)
Have your data corrected (rectification)
Have your data deleted (right to be forgotten)
Restrict processing
Data portability
Object to processing based on legitimate interest
File a complaint with the Dutch Data Protection Authority (autoriteitpersoonsgegevens.nl)

Send your request to info@raplio.nl. We will respond within 30 days. For complex requests, this period may be extended by two months, about which we will inform you in a timely manner.

8. Security

We take appropriate technical and organisational measures to protect your data against loss or unauthorised access, including encrypted connections (TLS), access controls, and secure storage with our processors.

9. Disclaimer regarding reports

Reports generated by Raplio do not constitute legal advice and are not accredited conformity statements. The user remains responsible at all times for the accuracy and completeness of entered data. Raplio accepts no liability for decisions made based on generated reports.

10. Changes

We may update this privacy policy. In case of material changes, we will inform you by email or through the platform. The most current version is always available on this page.

← Back to raplio.nl